Smetti di perdere tempo ogni settimana in compiti ripetitivi e poco redditizi: ecco i servizi “smart” per fare di più in meno tempo
L’equilibrio lavoro/vita privata è un’utopia? Aumentare la produttività significa per forza sacrificare il tempo libero che dedichi alla tua famiglia o ai tuoi interessi?
Per fortuna non è così, se conosci ed utilizzi gli strumenti giusti (che ormai sono alla portata di tutti). Con “strumenti” intendo app e software che puoi utilizzare da ogni dispositivo grazie ad una semplice connessione internet.
Ogni imprenditore, manager e libero professionista sa bene quanto la vita privata ed il lavoro tendano a mischiarsi, se non si è molto bravi a separare i due ambiti.
Oggi più che mai si parla di quanto la tecnologia può essere utile per migliorarci la vita di tutti i giorni…
E pare che esista una nuova app per qualsiasi cosa…
…ma se hai dato un’occhiata ai prezzi di certi software “leader di mercato” avrai notato che quasi sempre ti impongono di pagare un canone mensile per il loro utilizzo.
Ma ci sono anche App che puoi usare GRATIS per aumentare la tua produttività, risparmiando ore e ore di lavoro ogni settimana
In questo articolo ti descrivo 7 tra le più efficaci app in circolazione che puoi utilizzare senza sborsare un solo euro, almeno finché le esigenze della tua attività non diventano così complesse da richiedere soluzioni più sofisticate e a pagamento.
Ci sono molte liste del tipo ‘app del giorno’ là fuori – ma questa è diversa. Questa è basata sull’efficacia.
Quello che voglio dire è che non considera quanto sia divertente o alla moda una particolare app – si basa solo su quanta produttività REALE ogni app aggiunge al tuo lavoro. In altre parole… quante cose utili puoi fare con quell’app per raggiungere i tuoi obiettivi giornalieri in meno tempo.
L’elenco non è esaustivo e non pretende di essere una classifica delle migliori app di produttività, ma piuttosto una lista di strumenti che, per l’uso comune, si sono rivelati molto utili e hanno un buon numero di utenti.
Cominciamo.
Trello
Trello è un software di gestione dei progetti e collaborazione basata su cloud.
Un modo semplice per descrivere Trello è come “una lavagna virtuale per l’ufficio”, una specie di bacheca virtuale in cui appendere i tuoi Post-It digitali, al cui interno puoi scrivere commenti e allegare documenti e immagini.
Offre una serie di caratteristiche come schede di attività, schede di progetto, liste di controllo, condivisione di documenti e altro ancora. La piattaforma si basa sulla filosofia della lavagna Kanban, un layout visivo inventato in Giappone, che permette di individuare e gestire i vari stadi di avanzamento di una specifica mansione con un solo colpo d’occhio.
In parole povere, è un modo per collaborare su qualsiasi cosa… e tenere traccia facilmente dei commenti e delle comunicazioni di ogni membro del team. Trello infatti è ideale per i team che lavorano in remoto o hanno bisogno di una semplice soluzione online per i loro progetti in ufficio.
È anche ottimo per gli individui che hanno bisogno di un modo semplice per tenere traccia di più progetti o semplicemente per organizzarsi in generale.
Una delle sue caratteristiche più apprezzate è che la versione per smartphone è quasi identica alla versione per computer desktop, quindi ti consente di utilizzarla al massimo anche in mobilità (purché tu abbia un buon piano dati per le tue sim e adeguata copertura di segnale).
Vidyard
L’email non è morta, ma scrivere email esaustive è sicuramente un’attività “succhia-tempo”. Con Vidyard, puoi registrare e inviare video in pochi clic, includendo il tuo schermo ed anche il tuo volto ripreso dalla webcam.
Di fatto, con un video di 10 minuti ti risparmi anche 2 ore di tempo che impiegheresti per scrivere un’email precisa e corretta in ogni punto.
È il fratello minore del più famoso Loom, ma anziché 5 minuti di tempo massimo di registrazione offerto da Loom (per il piano gratuito) con Vidyard hai ben 60 minuti di lunghezza massima.
Perfetto per i commerciali che inviano proposte ai clienti o per i “capi” che devono dare istruzioni ai loro collaboratori, si presta egregiamente anche per fornire revisioni sui lavori condivisi (ad esempio, commentare una relazione o la bozza del nuovo catalogo prodotti).
E se ti preoccupa la dimensione dei video e temi che ti intasino il computer, sappi che le tue registrazioni sono ospitate su cloud e ti basta copiare il link per inviarlo a chi vuoi, ad esempio via Whatsapp o tramite Gmail.
Tiny Scanner
Hai presente quando hai bisogno di inviare al volo la scansione di un documento cartaceo che hai firmato?
Tiny Scanner è un’app gratuita che trasforma il tuo smartphone in uno scanner portatile, sfruttando la fotocamera. Le scansioni vengono salvate nel telefono come immagini o file PDF e puoi organizzarle in cartelle o condividerle con pochi clic.
Ti basta appoggiare il documento sul tavolo, inquadrarlo con la fotocamera del tuo smartphone, regolare i bordi e salvare. Fatto questo, invia il file come preferisci:
– Dropbox, Evernote, Google Drive o Box
– Direttamente sul tuo computer tramite WiFi
Tiny Scanner offre TUTTE le funzionalità principali di un vero scanner da scrivania:
- Scansione a colori, in scala di grigi o in bianco e nero
- Rilevamento automatico dei bordi di pagina
- Regolazione del contrasto per testi monocromatici definiti
- Impostazione dei formati di pagina per i file PDF (Lettera, Legale, A4 ecc.)
- Gestione di scansioni multipagina
- Protezione dei documenti con password
…ed altre ancora.
Ora, immagina di essere da un tuo cliente per la firma di un contratto… Non dovrai più perdere tempo alla disperata ricerca di uno scanner dal tabaccaio di quartiere per inviargli la sua copia digitale, né farlo aspettare finché non torni in ufficio…
Ti basta inquadrare il documento con lo smartphone e fare la scansione con Tiny Scanner. Ci pensa l’app a generare il tuo PDF.
Calendly
Calendly è uno strumento online per pianificare le riunioni e gli incontri in modo professionale ed efficiente, eliminando il fastidio delle email o dei messaggi avanti e indietro. Parlo del ping pong del tipo:
- “No, martedì alle 16.00 non posso io, mi spiace. Ma mercoledì prima delle 7.00 ho un buco, tu come sei messo?”
- “Niente da fare, sono fuori città. Venerdì alle 18.00?”
- “Non posso, andiamo a lunedì prossimo?”
…e via così per dieci messaggi.
Ti basta collegare il tuo calendario digitale (come Google Calendar, di cui ti parlo tra poco) e comunicare a Calendly le tue disponibilità: l’app farà il lavoro per te.
Nella versione gratuita, imposti un tipo di evento come “Riunione di 60 minuti” ed invii un comodo link al tuo contatto…
Cliccandolo, lui può vedere quando sei disponibile e così sceglie comodamente la data e l’ora che preferisce per il vostro incontro.
Calendly invierà ad entrambi un’email di conferma, aggiungendo in automatico l’evento al tuo calendario. Meglio di una segretaria, no?
Ed ora passiamo a tre strumenti creati e resi disponibili gratis da “Big G”.
Google Calendar
Uno strumento di gestione del tempo è indispensabile per le persone che hanno bisogno di semplificare e pianificare la loro fitta agenda.
Google Calendar è lo strumento di pianificazione e gestione del tempo creato da Google. Ti consente di fissare appuntamenti, organizzare le tue attività quotidiane, impostare avvisi e promemoria… e non finisce qui.
Puoi pianificare riunioni a distanza con collegamenti video, coordinare più calendari per trovare l’orario migliore e incorporarlo nel tuo sito Web in modo che i tuoi clienti possano prenotare un po’ di tempo con te.
E per le aziende con tanti dipendenti?
Se la tua è un’azienda di medie o grandi dimensioni, potresti incontrare regolarmente molte persone. Google Calendar ti permette di visualizzare il calendario dei tuoi colleghi per prenotare le riunioni in un momento adeguato per tutte le persone coinvolte.
Se ancora ti basi sull’agenda cartacea per fissare i tuoi appuntamenti, troverai in Google Calendar uno strumento ideale.
Google Docs
Tu scrivi abitualmente rapporti, crei progetti congiunti, scrivi le note delle riunioni e devi accedere da remoto ai tuoi documenti?
Con Google Documenti, puoi creare e modificare documenti di testo direttamente nel tuo browser web, non è richiesto alcun software speciale.
Ancora meglio, più persone possono lavorare sul testo contemporaneamente, puoi vedere le modifiche delle persone mentre le apportano in tempo reale e ogni modifica viene salvata in automatico.
Ma il pacchetto dei programmi offerto da Google non si limita a questo: oltre ai file di testo, puoi creare anche presentazioni (come quelle di Powerpoint), fogli di calcolo (come le tabelle Excel) e persino questionari e sondaggi da inviare a chi vuoi per raccogliere informazioni. Tutti questi documenti vengono salvati su cloud all’interno del tuo Google Drive…
Ti basta avere un account Gmail per accedere tramite browser all’intero pacchetto di applicazioni – compreso appunto Google Drive – da qualsiasi dispositivo (computer, smartphone e tablet). Per i tuoi device mobili c’è l’app dedicata, anch’essa totalmente gratuita.
Google Keep
Google Keep ti consente di registrare note di testo e di organizzarle, modificarle o condividerle con altri utilizzando una suite di strumenti di collaborazione.
Puoi anche utilizzare Google Keep per creare note vocali, liste con caselle da spuntare (come la lista della spesa!) o impostare promemoria basati su ora e posizione.
Puoi utilizzare Google Keep da computer in qualsiasi browser web o utilizzare l’app – sempre gratuita – sul tuo dispositivo Android o iOS.
Poiché è realizzato da Google, si sincronizza automaticamente con Google Drive, in modo che tu possa accedervi da qualsiasi dispositivo su cui utilizzi il tuo account Google, che sia un computer, un telefono o un tablet. In questo modo, non dovrai scavare nei tuoi vari account o dispositivi per trovare la nota che stai cercando.
Inoltre, ogni nota vocale viene trascritta automaticamente mentre parli, facilitando la ricerca (utile soprattutto se crei molte note, per non perdere mai un momento di ispirazione nemmeno quando sei al volante).
Una piccola precisazione sulle caselle da spuntare, chiamate “caselle di controllo”: questa funzione è comoda per creare rapidamente una lista delle cose da fare, smarcando ogni voce man mano che le completi.
Dammi retta, crea una lista per ogni attività della tua giornata. Lo dico per due motivi:
- Eviterai di perderti per strada un’attività, che potresti dimenticarti nella frenesia della tua giornata;
- Ogni volta che smarchi una voce o completi una lista, il senso di soddisfazione che provi ti carica e ti gratifica. È una sensazione causata dal rilascio di dopamina nel tuo organismo, la classica sensazione di benessere che provi quando completi qualcosa.
Bene, se integrerai nella tua routine quotidiana questi “tool” gratuiti vedrai la tua produttività schizzare alle stelle. Soprattutto, ti ritroverai in breve tempo ad avere tanto tempo libero in più a fine giornata… sta a te decidere se impegnarlo per lavorare di più o uscire prima dall’ufficio!
L’unica cosa che ti serve per usarli è una linea internet sicura ed efficiente, magari con banda minima garantita per non restare mai a piedi.
Io aiuto tutti i clienti di Telefonia Semplice Business a trovare sempre nuovi modi per lavorare meglio e con più efficienza… Vuoi riuscirci anche tu? Chiamami a questo Numero Verde:
Oppure, per richiedere una consulenza gratuita sulla situazione internet e connettività della tua azienda, compila questo modulo.
Studieremo cosa può servire nel tuo caso specifico e di quali servizi avanzati hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi di business.
A presto e “a tutta fibra”,
Angelo Appolloni
Telefonia Semplice Business
P.S.
Il centralino virtuale è uno strumento potente per migliorare l’efficienza del tuo Servizio Clienti aziendale. Immagina quanto potrebbe essere ancora più veloce e brillante se i tuoi collaboratori avessero tutti accesso ai programmi che ti ho descritto.
Chiamami e ti racconterò tanti esempi di clienti reali che hanno fatto decollare la loro produttività, ma intanto comincia pure a dare un’occhiata a queste recensioni su Telefonia Semplice Business.
